OPMERKING :

Procedure voor recuperatie van gedane uitgaven
De hier beschreven procedure is van toepassing voor ALLE medewerkers/leden van de club. Op deze manier kunnen zij uitgaven recupereren die zij gemaakt hebben in het kader van de goede werking
van de club.

•  Er moet steeds gebruik gemaakt worden van het document “Kostennota” voor het indienen van
  de uitgaven. Dit document kan gedownload worden via volgende link:
  http://www.apolloon.be/index.php/documenten/14-kostennota
  Dit document is opgesteld in 2 formaten: 
  
  • a. Excel: voor doorsturing online
  • b. Pdf: om manueel in te vullen en eventueel in te scannen
• Als bijlage moeten, indien dit mogelijk is, de nodige rechtvaardigingsdocumenten toegevoegd
  worden. Dit is nodig voor onze boekhouding. Een gescand document volstaat.
• De kostennota met de rechtvaardigingsdocumenten worden doorgestuurd naar “Financiën
  Apolloon” . De voorzitter (Karl) en de penningmeester (Guido) ontvangen
  hiervan een bericht.
• De terugbetaling van de uitgaven gebeurt door de penningmeester, maar ENKEL na goedkeuring
  door de voorzitter.
• Uitgaven “zonder” kostennota dienen rechtstreeks doorgestuurd te worden naar de voorzitter,
  die autonoom beslist over de verder te volgen procedure.